Excel… ¿Realmente es tan importante como dicen?

Bastante se habla de que para asegurar un puesto en el mundo empresarial de hoy basta con dominar Excel e inglés, pero… ¿Por qué hay tanto énfasis en este software? Lo cierto es que Microsoft no ha mantenido el dominio solo por su publicidad, sino que la gran cantidad de funciones que provee Excel sumada a la dependencia que han desarrollado varias empresas al mantener formatos de hace muchos años hechos con esta herramienta, han sido parte de la razón por la que se mantiene en el trono cuando se trata de Hojas de Cálculo.

Un poco de historia: ¿Cuál es el origen de Excel?

Por lo visto, el área comercial hizo que con el tiempo apareciera lo que hoy conocemos como hojas de cálculo. Obviamente, los primeros pioneros de las hojas de cálculo del siglo XIX eran expertos en el área de las matemáticas y la contabilidad. Por ejemplo, el matemático Augusto de Morgan introdujo en 1946 lo que hoy conocemos como columnas y filas en un sistema de matrices para la contabilidad financiera. Más tarde, en 1952, el diccionario para contadores de Kohler acuñó por primera vez las palabras “hojas de cálculo” en su léxico. Ocho años más tarde, llega Richard Mattessich y sienta la base para las hojas de cálculo computarizadas.

En 1978, el programador Daniel Singer Bricklin desarrolla el primer prototipo de una hoja de cálculo más ingenioso de la época, al que llamó VisiCalc, para el sistema operativo de Apple, considerado como el primer aplicativo de hoja de cálculo en computadoras personales. Desarrollado con éxito un año más tarde, Daniel Singer Bricklin impulsa a VisiCalc a través de su empresa, en compañía de Bob Frankston, para el computador personal Apple 2, con un costo de 100 dólares. Una de las características de este aplicativo es que comprendía una matriz de 20 filas y 4 columnas. La hora de Excel ya venía en camino cuando iniciaron los años 80. Más exactamente, en 1982, la empresa de Bill Gates, Microsoft Corporation, desarrolla lo que fue la chispa de Excel, a la que llamaron Multiplan, un clon y alternativa de VisiCalc que fue muy popular en los sistemas CPM.

En 1983, aparece en el mercado Lotus 1-2-3 y arrasa con todas las hojas de cálculo de aquella época. Lotus se convierte en una exitosa hoja electrónica que se hizo compatible con los computadores IBM y el sistema operativo MSDOS. Este novedoso programa tenía la facilidad de crear gráficas, usar funciones y manejar menús. En la versión 2.0 de Lotus se incluye la programación y las macros. VisiCalc y Multiplan perdieron terreno ante Lotus 1-2-3. Microsoft empezó a desarrollar una nueva aplicación con las mismas bases de Multiplan, pero esta vez aún más competitiva y en 1985 la lanzó al mercado con el nombre de Excel. Pero la desarrolló para que se ejecutara en las máquinas de Macintosh de Apple. Ya teníamos menos desplegables, se usaba el mouse, por lo tanto, los empresarios comenzaron a comprar una Mac para usar Excel.

Unos meses más tarde, se puso el pilar para que Windows existiera, hasta que se logró el objetivo y aparece en 1987 Excel 2.0 para Windows 2.0. Con esto, Microsoft desplaza a todas las hojas de cálculo de la época, incluyendo al poderoso Lotus 123. A partir de 1987, la era de Excel se hizo más popular y Microsoft cada dos años (aproximadamente) sacaba una versión mejorada de este poderoso aplicativo. La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows fue la siguiente:

En el año de 1987 nace Excel 2.0 para Windows, en el año de 1990 Excel 3.0, en 1992 Excel 4.0, en 1993 Excel 5.0 en el paquete de Office 4.2 y 4.3, en 1995 Excel 7.0 en el Office 95, en 1997 sale al ruedo Excel 8.0, en el paquete de Office 97, en 1999 Excel 9.0, en el paquete de Office 2000, en el 2001 Excel 10.0, en el paquete de Office XP, en el 2003 sale al mercado Excel 11.0 del paquete de Office 2003. En el 2007, una renovación en Excel 12.0 en el paquete de Office 2007, en el 2010 Excel 14.0 en el paquete de Office 2010. También estuvo Excel 14.0, pero sale en el paquete de Office 2011 para las máquinas de Macintosh. En el 2013 sale al ruedo Excel 15.0 en el paquete de Office 2013.

Y retomando los años de 1993, en este año Microsoft fue demandada por una empresa de software que tenía un aplicativo llamado también Excel, por lo que más adelante Microsoft adquirió sus derechos y le puso fin a esa demanda. En ese mismo año, se incorpora el lenguaje con el que trabaja Visual Basic en Excel, llamado Visual Basic para Aplicaciones, o en sus siglas VBA. Esto generó problemas porque se aprovechó para crear virus informáticos, por lo que de manera tardía Microsoft creó una función para deshabilitar las macros. La extensión que usa Excel desde sus inicios es el “.xls” en las versiones anteriores a 2007 y “.xlsx” a partir de la versión 2007 en adelante.

Puntos fuertes y débiles de Excel

Excel es una herramienta sumamente versátil, está presente en tantas oficinas que hasta en la cultura popular ha sido referenciado, en series como The Office. Todo en Excel no es flores y colores, si bien es excelente para muchísimas cosas, hay problemas que requieren softwares especializados o herramientas diferentes. Tratemos primero las ventajas que ofrece:

1. Facilidad de uso: Esta herramienta es conocida por su interfaz intuitiva y su sencillez de uso, permitiendo que personas de diferentes niveles de habilidad trabajen eficazmente con hojas de cálculo.
2. Flexibilidad: Es altamente adaptable y puede ser utilizado para una variedad de tareas, desde simples cálculos matemáticos hasta análisis de datos complejos y creación de gráficos.
3. Organización de datos: Permite organizar grandes cantidades de información de manera ordenada y estructurada, facilitando su manipulación y análisis.
4. Cálculos automáticos: Ofrece una amplia gama de funciones predefinidas que permiten realizar cálculos automáticos, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
5. Análisis de datos: Proporciona herramientas poderosas para analizar información, como tablas dinámicas, herramientas de filtrado y ordenamiento, y funciones estadísticas avanzadas, lo que facilita la extracción de información útil y la toma de decisiones informadas.
6. Creación de gráficos: Permite crear una variedad de gráficos personalizados para visualizar datos de manera efectiva.
7. Automatización de tareas: Permite automatizar tareas repetitivas mediante el uso de macros y scripts, aumentando la eficiencia y reduciendo la probabilidad de errores.
8. Colaboración: Ofrece la posibilidad de compartir y colaborar en tiempo real en hojas de cálculo a través de la nube, facilitando el trabajo en equipo y la comunicación entre diferentes usuarios.
9. Compatibilidad: Es compatible con una amplia gama de formatos de archivo, lo que facilita la integración con otras aplicaciones y la transferencia de datos entre diferentes plataformas.

En cuanto a sus desventajas tenemos las siguientes:

1. Limitaciones con Grandes Conjuntos de Datos: Puede volverse lento e incluso llegar a bloquearse al trabajar con bases de datos extremadamente grandes y complejas, lo que afecta la eficiencia en el procesamiento de la información, especialmente en el ámbito del Big Data.
2. Riesgo de Errores Humanos: La introducción manual de datos puede conducir a errores de cálculo y falta de precisión. La complejidad de algunas fórmulas y funciones también aumenta el riesgo de errores si no se aplican correctamente, lo que puede afectar negativamente la toma de decisiones y la precisión de los análisis.
3. Falta de Seguridad: Excel no ofrece un nivel muy alto de seguridad para los datos, especialmente cuando se comparten archivos o se trabaja en colaboración. Esto puede llevar a la pérdida de datos, la manipulación no autorizada o la exposición de información confidencial.
4. Limitaciones en la Automatización de Procesos: Aunque ofrece capacidades de automatización a través de macros y scripts, su alcance puede ser limitado en comparación con otras herramientas especializadas en automatización de procesos. Esto puede dificultar la automatización de tareas complejas o la integración con otros sistemas y aplicaciones empresariales.

Otra de las desventajas que suelen mencionarse bastante es la incapacidad de trabajar en conjunto, sin embargo en versiones actuales ya es posible trabajar en esta modalidad, chatear mientras se realizan las operaciones y dejar comentarios si así se desea.

¿Vale la pena aprender Excel? ¿Realmente es tan relevante?

Las estadísticas presentes en la Web respecto al uso de Excel en empresas es un poco inconsistente, el bombardeo de información y desinformación propia de nuestra época contribuye bastante, no obstante, hay un patrón visible, que muestra que más del 50% de las compañías emplean este software.

Por tanto, es altamente probable que te encuentres con esta herramienta a la hora de entrar al mundo laboral e incluso si usasen Excel, alternativas de software libre como LibreOffice tienen un funcionamiento extremadamente parecido, por lo que si aprendes Excel, podrás trabajar con LibreOffice sin problemas.

Incluso al emprender es excelente para llevar un buen balance general, un pequeño control de inventario y hasta registro de ventas mensuales para identificar patrones en la clientela. Está claro que aprender a manejar esta herramienta te pone un paso adelante y al combinarla con VBA podrás aprovechar al máximo las bondades que ofrece.

Por ello, si deseas convertirte en un maestro de Excel no dudes en adquirir una membresía para acceder al curso profesional de Excel con VBA y otros 54 cursos premium disponibles aquí en AzulSchool.